La flexibilidad del ERP de KRITER SOFTWARE permite cumplir con las diversas casuísticas de Fundación INLEA
Fundación INLEA es una organización sin ánimo de lucro cuyos fines generales son el fomento de la formación en TIC...
Fundación INLEA es una organización sin ánimo de lucro cuyos fines generales son el fomento de la formación en TIC, ayudar a crecer la emprendeduría, el apoyo al desarrollo de capital humano, y aquellas tareas relacionadas con la educación, la formación y la incorporación al mercado laboral de personas en cualquier lugar del mundo.
Bajo la Dirección General del Sr. Javier Simó la Fundación INLEA concentra un gran parte de sus actividades en la formación TIC en programas educativos de grandes corporaciones, especialmente el Networking Academy® de Cisco Systems®.
Situación inicial
La fundación cuenta con un presupuesto cercano a los 4 millones de euros dando apoyo a más de medio millón de estudiantes en Nuevas Tecnologías en más de 10.000 instituciones educativas gracias a su red compuesta por más de 40 profesionales en más de 100 países. Ofrece una total cobertura, gestión, análisis y desarrollo que provocó un espectacular crecimiento y la necesidad de evolucionar en todos los sentidos.
Actualmente cuenta con delegaciones en Estados Unidos, Reino Unido y Sudáfrica para poder dar respuesta inmediata a las necesidades de las distintas zonas geográficas que cubren en todo el mundo: Estados Unidos, América Latina, Europa Occidental y Oriental, Rusia y CIS, África y Oriente Medio.
Elección de KRITER ERP
Con el tiempo, Fundación INLEA se marcó el reto de aumentar las geografías y adaptarse a las distintas necesidades de sus clientes. "Utilizábamos un programa muy sencillo que es suficiente para la mayoría de pequeñas y medianas empresas pero que en nuestro caso no podía dar respuesta a nuestras necesidades", afirma el Sr. Iván López, Director Financiero de Fundación INLEA.
Las expectativas a la implantación de las herramientas de KRITER SOFTWARE eran altas ya que tenían claro que necesitaban una herramienta global que pudiera dar respuesta a sus necesidades. "Fue la solución que nos pareció más versátil y operativa", confirma el Sr. López.
Proceso de implantación
Con KRITER SOFTWARE, Fundación INLEA inició su andadura en Agosto de 2008 y en cuestión de dos o tres semanas la Implantación inical estaba realizada, lo que permitió al cliente operar en un corto período de tiempo.
El plan de implantación se ejecutó a partir del análisis de necesidades planteadas por Fundación INLEA, a través de la Dirección financiera de la compañía, usuario clave de la aplicación. La buena definición y capacidad para adecuar los procesos a las necesidades, aseguró una instalación y parametrización del Sistema de Información óptima. En este proceso se realizó el establecimiento de usuarios, password, impresoras, definición de períodos contables, configuración de cada una de las áreas de la aplicación, procedimientos contables de puesta en marcha así como de numeración y serialización. Mención especial para los informes de reporting que se implementaron específicamente para el buen seguimiento de las operaciones teniendo en cuenta la singularidad de los mismos.Paralelamente a la instalación y parametrización del Sistema se llevó a cabo la formación de usuarios y transferencia de conocimiento para la ejecución de los diferentes procesos Gestión de cliente, de proveedores, facturación, gestión de cobros, etc. Por último, se realizaron las pruebas necesarias en las que KRITER ERP funcionó de manera simultánea con el antiguo sistema de gestión. Una vez se concluyeron con éxito se realizó la migración de los datos hacia la nueva aplicación de manera satisfactoria. El proyecto inicial se ha complementado con sucesivas propuestas de mejora:
1. Proceso de Pagos con norma 34 en EUROS.
2. Adaptación al nuevo Plan General contable. Digitalización y extracción de metadatos de facturas.
El proceso de digitalización de facturas surgió de la necesidad de registro, verificación y contabilización de los diferentes orígenes y tipos de facturas que llegan a la administración de INLEA. En este proceso se logra el registro de la factura, la extracción de los metadatos de información para la correcta contabilización de la misma, así como su desmaterialización y custodia siguiendo la ley de documentos electrónicos. Este proceso es automático resultando un ahorro significativo en costes y obteniendo un retorno de la inversión muy rápido.
Beneficios
Aunque el proceso de implantación sigue en marcha, hay ciertos beneficios que ya se han podido notar, por ejemplo, una reducción de los tiempos dedicados a la contabilización y pago de facturas en más de un 50%, lo que permite agilizar su gestión interna a la vez que ofrecer un servicio de respuesta inmediata a sus clientes y proveedores. Además, gracias a la implementación del Terminal Server, Fundación INLEA tiene la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo en cualquier momento del día, que les facilita dar respuesta inmediata a cualquier consulta financiera o presupuestaria. En general los resultados han superado las expectativas iniciales, valorando en mayor medida la flexibilidad y capacidad del personal de KRITER SOFTWARE para aportar soluciones a sus necesidades.
El Sr. López destaca sobretodo "el servicio ofrecido por todos los profesionales de KRITER SOFTWARE, realizando un importante esfuerzo para dar una respuesta adecuada a nuestras necesidades".
