Contabilidad. NIC. La adaptación al nuevo PGC significó más de 3500 horas en KRITER SOFTWARE
Enero 2008. Software de Contabilidad. Adaptacion a las NIC NIIF. El nuevo PGC en vigor desde el 1 de enero ha cogido por sorpresa a empresarios ya que la aprobación definitiva del mismo se produjo en el tramo...
La adaptación del Software de Finances (Contabilidad) al nuevo PGC, significó una inversión de 3500 horas por parte de la compañía fabricante Kriter Software
El Nuevo Plan General Contable que ha entrado en vigor el pasado 1 de enero ha cogido por sorpresa a muchos empresarios y profesionales de contabilidad ya que la aprobación definitiva del mismo se produjo en el tramo final del año y por lo tanto con poco tiempo para la adaptación de las empresas y formación del personal. Incluso llegó a parecer que esta modificación no se iba a aprobar nunca por los varios borradores y prorrogas que ha sufrido hasta su entrada en vigor definitiva.
Unas nuevas normas de contabilidad más parecidas pero matizadamente distintas en cada país de la UE
El motivo de las modificaciones operadas en la contabilidad de las empresas para responder adecuadamente a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y Normas Internacionales de información Financiera (NIIF) no es otro que el intento de una homogeneización a nivel internacional de la información financiera para mejorar y conseguir una adecuada compatibilidad de los datos que ofrecen las empresas en sus cuentas anuales, siendo por el momento pronto para valorar el impacto que el nuevo plan tiene en las empresas ya que en realidad en cada país de la UE se han introducido matices que hacen que el PGC no sea igual en cada nación.
Los principales cambios normativos van destinados a mejorar la comparabilidad de la información financiera que proporcionan las empresas, fundamentalmente a través de las cuentas anuales. En este sentido el PGC extiende y completa el tratamiento de los aspectos financieros de todas las magnitudes de las cuentas anuales, mediante la introducción del método de valor razonable como método de valoración, con un adecuado tratamiento de los instrumentos financieros de las empresas a la vez que supone una importante reducción en la incertidumbre de los resultados de la empresa y un decidido desarrollo del principio de empresa en funcionamiento de modo que, como comenta el economista y profesor asociado de la Facultad de Derecho de ESADE, Sebastián Piedra, se pasa del conservadurismo del PGC de 1990 a un plan que propone una mayor adaptación de la información financiera a los requerimientos de la información global.
Lo más importante a tener en cuenta del nuevo PGC
Las consecuencias para las empresas de la adaptación y aplicación a la nueva normativa contable no es tan solo importante, es estratégica, y podemos resumirlas en tres puntos principales:
En primer lugar, los costes de la puesta en práctica de la reforma, ya que las empresas tienen que asumir los costes de implementación, básicamente formación, informática y asesoría, y de los nuevos diseños de la información que deberán presentar, teniendo en cuenta los importantes cambios en el resultado y en el patrimonio neto por la aplicación del principio de valor razonable, etc. Dichos costes no son sólo de materiales, al exigirse el rediseño de normas o procedimientos y de los sistemas de información, sino también de adaptación de los profesionales de la empresa a los nuevos criterios.
En segundo lugar, implica cambios en la forma de representar y valorar los hechos económicos, los principales cambios provienen del nuevo marco conceptual en que se basa el nuevo PGC, así como en las nuevas exigencias para la consideración y el registro de los activos y pasivos contables. Al igual que sucedió con la implantación del Euro, durante los próximos años muchos ejecutivos pedirán a sus financieros que les presenten un doble balance según el antiguo formato y el nuevo PGC.
Finalmente, trae consigo cambios en los estados de información resultantes: por la obligatoriedad de presentación de nuevos estados financieros (el de flujos de tesorería y el de patrimonio neto), y por la obligatoriedad de incrementar notablemente la información que actualmente se presenta en la memoria de las cuentas anuales.
En definitiva, el proceso de cambio que se avecina es más importante que un simple cambio de normas contables, y requiere la implicación de todas las partes de la empresa, desde los administradores hasta los departamentos de administración y financiero, de cara a una adecuada implantación de la nueva normativa y de los nuevos requerimientos de información.
Quizás uno de los temas más importantes del PGC es que favorece a aquellas empresas que tengan ya en marcha procesos de internacionalización o tengan previsto llevarlos a cabo ya que la unificarse la normativa se evita una parte importante de los problemas derivados de las diferencias en la legislación propia de cada país.
Adelantarse a los acontecimientos
A pesar de que la aprobación de la nueva normativa se realizó apenas un mes y medio antes de su entrada en vigor, 16 de noviembre de 2007, las compañías informáticas de software, llevaban ya un largo recorrido.
En este tiempo hemos realizado, análisis y pruebas a partir de las primeras noticias de la reforma, preveyendo la futura puesta en marcha del Plan. Hemos creado procesos de adaptación de nuestros aplicativos de gestión financiera, y de esta forma mucho antes del uno de enero habiamos analizado las soluciones que debían permitir a nuestros clientes pasar de un sistema a otro de manera no traumática.
De esta forma hemos desarrollado herramientas para facilitar la adaptación, elaboradas desde la experiencia que nos el cambio de moneda al euro. Experiencia que sumada al conocimiento activo de las organizaciones internas de las empresas de nuestros clientes, ha permitido en este primer mes de entrada en funcionamiento, a las empresas seguir trabajando con el plan contable de 1990 y cuando lo han creído conveniente, con el asesoramiento de nuestros técnicos han decidido, convertir y regenerar automáticamente todos los movimientos contables, diarios, mayor, balances, etc., de todos los ejercicios que tenga en la base de datos, hacia el nuevo Plan General Contable.
Un buen ejemplo de esta adaptación paulatina a los nuevos tiempos contables y tecnológicos es KRITER ERP Finances, aplicación financiera de la empresa KRITER Software, donde hemos desarrollado una herramienta que permite a las compañías integrar su equipo técnico y humano en el Nuevo Plan General Contable de forma paralela. Así, el proceso desarrollado, ha sido rápido y sencillo en su uso, y está dividido en tres fases:
En primer lugar realizamos una copia de la base de datos mediante una nueva opción que hemos añadido a KRITER ERP Finances que permite al cliente copiar todos los ejercicios o los que le interesen en ese momento para generar una copia de la Base de Datos tal cual está, con las cuentas según el Plan Contable del año 1990.
A continuación, el segundo paso consta de la introducción de cuentas de equivalencia. Para ello también hemos añadido un campo nuevo en el mantenimiento del plan de cuentas de KRITER ERP Finances, donde se puede introducir, si fuese necesario, la nueva cuenta contable según la nueva normativa. Esta cuenta será la que utilizará la conversión automática para ofrecer la nueva contabilidad de acuerdo con los parámetros de las NIC y NIIF. Evidentemente Kriter Software aporta por defecto las equivalencias al nuevo Plan General Contable.
Finalmente, la tercera fase consta de la conversación automática de las cuentas. En este caso la nueva opción que hemos introducido permite a nuestros clientes llevar a cabo la conversación final y regenerar todos los movimientos de la contabilidad.
Una vez efectuada la conversión, los responsables de contabilidad y financieros de la empresa disponen de dos bases de datos, una con toda la información del plan contable del año 1990 que era la oficial hasta el año 2007 y otra con todos los años ya convertidos al nuevo plan, para poder efectuar comparaciones y consolidaciones. Esta última base de datos será la oficial a partir del año 2008. Si posteriormente hay que efectuar un movimiento de regularización anterior a 2008, se deberá efectuar en las dos bases de datos ya que los criterios son diferentes.
Por otro lado, las compañías tecnológicas no deben caer en el error de pensar que el nuevo Plan General Contable queda exento de modificaciones. En la actualidad, la Unión Europea está trabajando en la actualización de algunos conceptos de esta normativa que, de buen seguro, se irá reformulando con el devenir de los tiempos.
Durante el proceso de aprobación de la normativa, las empresas fabricantes de software tuvimos que destinar un equipo de personas al estudio, seguimiento, formación y actualización de los diferentes cambios por los que iba pasando la nueva normativa. En la misión de adaptación al Nuevo Plan General realizamos una inversión de aproximadamente 450 horas, en la que realizamos reuniones de análisis y estudio, asistimos a seminarios formativos y realizamos el análisis de las funcionalidades y adaptaciones requeridas por el nuevo marco reglamentario.
Los trabajos de programación de las nuevas funcionalidades y herramientas para la adaptación supusieron alrededor de 500 horas de dedicación. A parte de este proceso de estudio, formación, análisis y programación en el caso concreto de Kriter software se dedicamos unas 2400 horas más para implementar nuestra herramienta de asistencia en nuestro cliente.
Por otra parte, una vez el personal interno ha recibido toda la formación necesaria para desarrollar la herramienta que debía dar la solución de contabilidad a los clientes y se hubo actualizado la solución, los responsables de las empresas clientes también tuvieron que participar en los seminarios presénciales que la firma impartió en Barcelona y Madrid en el mes de noviembre.
Estos seminarios estaban divididos en dos áreas de conocimientos diferenciadas; en primer lugar formación sobre la nueva contabilidad que debían aplicar a partir del 2008 y a continuación se les proporcionaba conocimientos sobre el funcionamiento de la herramienta tecnológica que debía llevar a cabo la conversión.
Un aspecto destacable es que las mayores dificultades con las que se han encontrado los empresarios han sido en el terreno de la contabilidad y no en el informático. En este sentido, la diferencia que se ha podido constatar en las diferentes empresas que forman parte de la red de clientes de KRITER Software al implementar la actualización ha sido que las grandes empresas que cuentan con un personal de contabilidad más experto y preparado ha tenido menos dificultades a la hora de trabajar con el nuevo Plan General Contable, mientras que a empresas más pequeñas les cuesta más adaptarse a él, sobre todo, por la dificultad del tiemop dedicado a la formación, máxima cuando se ha hablado tanto, durante tantos meses y en términos no siempre suficientemente clarificadores por parte de la propia Administración.
En definitiva, una empresa fabricante de software como KRITER Software invirtió cerca de 3500 horas durante más de un año en elaborar todo el proceso de formación interna, programación, actualización y formación externa para tener a nuestros clientes preparados para la nueva normativa que se iba a aprobar. Sin embargo, el coste de estos cambios ha sido cero para los clientes de nuestra compañía, considerado éste un servicio incluido en el contrato de mantenimiento y como elemento de fidelizacion reciproca antes estas situaciones.
A día de hoy, gracias a la previsión con la que la firma ha trabajado en este proceso de cambio y ha desarrollado una herramienta que pueden ejecutar autónomamente los mismos empresarios, se pueden asegurar que la situación que se vive con los clientes es de absoluta tranquilidad y normalidad.
Joan Mora, Director General de KRITER Software.
