La flexibilitat de l'ERP de KRITER SOFTWARE permet complir amb les diverses casuístiques de Fundació Inle
Fundació Inle és una organització sense ànim de lucre els fins generals són el foment de la formació en TIC ...
Fundación INLEA és una organització sense ànim de lucre els fins generals són el foment de la formació en TIC, ajudar a créixer l'emprenedoria, el suport al desenvolupament de capital humà, i aquelles tasques relacionades amb l'educació, la formació i la incorporació al mercat laboral de persones en qualsevol lloc del món.
Sota la Direcció General del Sr Javier Simó la Fundació Inle concentra un gran part de les seves activitats en la formació TIC en programes educatius de grans corporacions, especialment el Networking Academy ® de Cisco Systems ®.
Situació Inicial
La fundació compta amb un pressupost proper als 4 milions d'euros donant suport a més de mig milió d'estudiants en Noves Tecnologies en més de 10.000 institucions educatives gràcies a la seva xarxa composta per més de 40 professionals en més de 100 països. Ofereix una cobertura total, gestió, anàlisi i desenvolupament que va provocar un espectacular creixement i la necessitat d'evolucionar en tots els sentits.Actualment compta amb delegacions a Estats Units, Regne Unit i Sud-àfrica per poder donar resposta immediata a les necessitats de les diferents zones geogràfiques que cobreixen a tot el món: Estats Units, Amèrica Llatina, Europa Occidental i Oriental, Rússia i CIS, Àfrica i Orient Mitjà.
Elecció de KRITER ERP
Amb el temps, Fundació Inle es va marcar el repte d'augmentar les geografies i adaptar-se a les diferents necessitats dels seus clients. "Utilitzàvem un programa molt senzill que és suficient per a la majoria de petites i mitjanes empreses però que en el nostre cas no podia donar resposta a les nostres necessitats", afirma el Sr Iván López, Director Financer de Fundació Inle.
Les expectatives a la implantació de les eines de KRITER SOFTWARE eren altes ja que tenien clar que necessitaven una eina global que pugui donar resposta a les seves necessitats. "Va ser la solució que ens va semblar més versàtil i operativa", confirma el Sr López.
Procés d'Implantació
Amb KRITER SOFTWARE, Fundació Inle va iniciar la seva marxa a l'agost de 2008 i en qüestió de dues o tres setmanes la Implantació inical estava realitzada, el que va permetre al client operar en un curt període de temps. El pla d'implantació es va executar a partir de l'anàlisi de necessitats plantejades per Fundació Inle, a través de la Direcció financera de la companyia, usuari clau de l'aplicació. La bona definició i capacitat per adequar els processos a les necessitats, va assegurar una instal lació i parametrització del Sistema d'Informació òptima. En aquest procés es va realitzar l'establiment d'usuaris, password, impressores, definició de períodes comptables, configuració de cadascuna de les àrees de l'aplicació, procediments comptables de posada en marxa així com de numeració i serialització. Menció especial per als informes de reporting que es van implementar específicament per al bon seguiment de les operacions tenint en compte la singularitat d'aquests.
Paral.lelament a la instal lació i parametrització del sistema es va dur a terme la formació d'usuaris i transferència de coneixement per a l'execució dels diferents processos Gestió de client, de proveïdors, facturació, gestió de cobraments, etc. Finalment, es van realitzar les proves necessàries en què KRITER ERP funcionar de manera simultània amb l'antic sistema de gestió. Un cop es van concloure amb èxit es va realitzar la migració de les dades cap a la nova aplicació de manera satisfactòria.
El projecte inicial s'ha complementat amb successives propostes de millora:
1. Procés de Pagaments amb norma 34 en EUROS. Adaptació al nou Pla General comptable .Digitalització i extracció de metadades de factures.
El procés de digitalització de factures va sorgir de la necessitat de registre, verificació i comptabilització dels diferents orígens i tipus de factures que arriben a l'administració de Inle. En aquest procés s'aconsegueix el registre de la factura, l'extracció de les metadades d'informació per a la correcta comptabilització d'aquesta, així com la seva desmaterialització i custòdia seguint la llei de documents electrònics. Aquest procés és automàtic resultant un estalvi significatiu en costos i obtenint un retorn de la inversió molt ràpid.
Beneficis
Encara que el procés d'implantació segueix en marxa, hi ha certs beneficis que ja s'han pogut notar, per exemple, una reducció dels temps dedicats a la comptabilització i pagament de factures en més d'un 50%, el que permet agilitzar la seva gestió interna a alhora que oferir un servei de resposta immediata als seus clients i proveïdors. A més, gràcies a la implementació del Terminal Server, Fundació Inle té la possibilitat de treballar des de qualsevol lloc del món en qualsevol moment del dia, que els facilita donar resposta immediata a qualsevol consulta financera o pressupostària.
En general els resultats han superat les expectatives inicials, valorant més la flexibilitat i capacitat del personal de KRITER SOFTWARE per aportar solucions a les seves necessitats.
El Sr López destaca sobretot "el servei ofert per tots els professionals de KRITER SOFTWARE, realitzant un important esforç per donar una resposta adequada a les nostres necessitats".
