Envío de Fax-Mail para seguimiento de pedidos

En el actual mercado donde la competitividad es muy alta, los clientes exigen información puntual del estado de servicio de sus pedidos.

kriter software. Seguimiento pedidos

El poder ofrecer este servicio puede ser un elemento diferenciador respecto la competencia, sobre todo cuando los clientes son grandes empresas o grupos empresariales.

El poder prestar estos servicios de información sin un sobreesfuerzo administrativo y de gestión fue el objetivo perseguido por KRITER Software, que ha desarrollado en la versión 12, un sistema de envío desatendido de información vía Faxes/Mails a clientes del estado de sus pedidos.

Para ello, tras la parametrización necesaria en Auxiliares de los datos necesarios respecto el servidor de Fax, y las declaraciones de formatos de envío, teléfonos y direcciones email en los clientes. Se ejecuta un proceso en background con una doble función.

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Este proceso BackGround (TIMER FAX) en primer lugar, tras la recepción vía fax de pedidos de clientes en una consola FAX, y alojados los ficheros gráficos de los mismos en una ubicación parametrizada, es capaz de crear un pedido en KRITER ERP con los datos de un cliente comodín y una línea de artículo * PEDIDO AUTOMATICO FAX, quedándose de forma automática vinculado el fichero gráfico a dicho pedido.

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Con posterioridad los operarios asignarán los datos reales del pedido recibido y a su término, será eliminada la línea de comentario creada. En dicho momento se cursará un fax/mail automático al cliente informándole que su pedido ha sido procesado por el departamento de administración.

También existe la posibilidad de creación de los pedidos de forma manual con esta línea, sin necesidad del uso del Timer FAX (en background), y a su eliminación el comportamiento sería análogo.

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El envío de fax se realiza en tres circunstancias más:
• Al ser pasado a una orden de preparación de almacén. Informando al cliente de que está siendo preparado.
• Al asignar al pedido una fecha de entrega. Informándole de la fecha provisional de entrega.
• Al ser servido y salir de los almacenes de la empresa. Informándole de esta circunstancia e informando de la fecha concreta de la entrega.

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La posibilidad del envío de fax ha sido incluida en la impresión de pedidos, albaranes y facturas. Siendo posible el envío de dichos documentos de una forma ágil por fax/mail.

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Disponemos asimismo de la opción de configurar distintas cubiertas de Fax para el envío de los pedidos, albaranes o facturas.

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Beneficios

- Disposición de un sistema desatendido de información a clientes del estado de sus pedidos.
- Eliminación de cargas administrativas y de gestión en la información a clientes, con la consecuente reducción de costes.
- Reducción de errores administrativos de procesamiento de datos, al confirmar estos con los clientes.
- Reducción de tiempos administrativos al disponer de procesos de creación automática de documentos y vinculación de los ficheros gráficos en estos.
- Envío automático de documentos probatorios escaneados con firmas de recepción por parte del cliente (albaranes entregados) al enviar la factura.