Programa de Gestión Empresarial para Actividad Asociativa. Patronal. CECOT consigue gestión automatizada y consolidada de su estructura.

Gracias a las funcionalidades del Programa de Gestión KRITER ERP hoy CECOT es capaz de gestionar sus tres áreas críticas de acción, garantizando una total visibilidad de gestión a sus socios.

kriter software. Cecot

 

CECOT, Confederación Empresarial Comarcal de Terrassa, es la tercera mayor entidad patronal de Cataluña y actualmente agrupa a 39 gremios y asociaciones, 15 mil empresas y entorno a 120 mil trabajadores. Además de su núcleo histórico conformado por este amplio tejido empresarial, CECOT cuenta en su estructura con dos fundaciones. Entre las principales tareas de la CECOT se encuentra el aglutinar los intereses de los 39 gremios, al mismo tiempo que le solicitan servicios empresariales de alto valor añadido como informes comerciales, formación, gestión de ayudas, etc. 

SITUACIÓN INICIAL

La compleja estructura de la organización, que en su núcleo cuenta con la Entidad Patronal representativa de los 39 gremios, pero que desde el año 1996 estableció dentro de su organigrama la Fundación para la Formación, la Fundación para la Innovación y la Sociedad de Gestión Patrimonial, planteaba tres serios conflictos a nivel de gestión: el primero se daba en torno al efectivo control de la institución y todas sus áreas de trabajo, el segundo tenía relación con el garantizar la absoluta transparencia que se reclama a una institución de este tipo, y el tercero, tenía que ver con el hecho de responder a las exigencis de su amplia masa asociada.

En palabras de Juan José Albericio, Director de Servicios de Gestión y Soporte Interno de CECOT y responsable del proyecto esta multiplicidad de funciones "provocaba una confusa red de operaciones de gestión con naturaleza fiscal y mercantil diferenciadas. En algunos casos CECOT ejercía la representatividad empresarial como actividad exenta de IVA, en otros, actuaba en nombre de la Fundación para la Formación como proveedora de servicios con impuestos imputables dando a lugar a una gestión que si bien estaba diferenciada en términos organizativos, aún en este punto no lograba gestionarse de manera automatizada y consolidada según las particulares necesidades de cada una de las ramas de la Patronal".

LA ELECCIÓN DE KRITER ERP

Desde el año 1996 Juan José Albericio asume la dirección del proyecto y en su objetivo central se encuentra el desplegar una herramienta de gestión capaz de diferenciar cada una de las actividades desarrolladas por la Patronal y sus Fundaciones tratándolas, además, de manera consolidada. Asimismo, la naturaleza de CECOT, que no recibe asociaciones directas, obligaba a que la herramienta escogida fuese capaz de aplicar sus principios en la gestión de los gremios que se situaban bajo su paraguas pudiendo ser personalizada a una infinidad de realidades sectoriales.

Las altas prestaciones en relación a los centros de costes, sus funcionalidades como herramienta de contabilidad analítica así como su capacidad para la consolidación rápida y ágil de la información fueron los factores decisivos que llevaron a CECOT a decidirse por KRITER ERP tras haber evaluado al menos cinco soluciones de la competencia. El que se tratase de un proveedor de tecnología local fue para Albericio, otro de los factores determinantes a la hora decidirse por KRITER Software: “La naturaleza de nuestra Patronal exigía que nuestro socio tecnológico comprendiese de manera inmediata el particular entorno de CECOT”.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

La primera fase del proyecto, previa a la implantación de KRITER ERP, consistió en una reingeniería de gestión de la Patronal, donde se definieron las tareas clave de cada una de las áreas, se profesionalizó el trabajo que desempeñaba cada uno de los departamentos y se dotó a la organización de la estructura tecnológica que sería decisiva a la hora de implantación del ERP.

El crecimiento de la organización, así como una mayor necesidad de automatización de procesos, provocaron el paso a la segunda fase en la que se implementa KRITER ERP con la intención de incorporar las capacidades de su tecnología en todas las tareas diarias de la organización: compras, seguimiento de proyectos, presupuestos, amortizaciones, justificación de subvenciones, etc. Según explica Juan José Albericio, el proyecto contó además, con un marcado enfoque hacia las personas que experimentarían la evolución en la gestión con el fin de garantizar su éxito: “nuestros pilares fueron una cultura orientada hacia las personas como activo del departamento, basada en los objetivos y la motivación de logro y gestionada en base a la  satisfacción de los clientes”.

BENEFICIOS

Tras la implementación de KRITER ERP, el núcleo de servicios asociativos de la Patronal, la entidad CECOT, es capaz de tener un absoluto control del cobro de cuotas a sus más de 15 mil empresas asociadas a través de los 39 gremios que integran su estructura, sin importar la cantidad de esas cuotas y los méritos correspondientes a cada una de ellas “Ahora podemos ir más allá de la habitual contabilización de principio de caja. Nuestra cuenta de ingresos es el resultado del profundo conocimiento de la realidad de nuestra cuenta de clientes, la cuenta de impagados, y en general, de toda nuestra cartera”, declara Albericio.

En lo que se refiere a la Fundación para la Formación, KRITER ERP trabaja de manera conjunta con la aplicación tecnológica de formación para gestionar los más de 4.500 cursos anuales que realiza CECOT que cuentan con una media de 15 alumnos y que son realizados por empresas socias y no socias, en instalaciones propias y ajenas, con diferentes horarios, profesores y de naturaleza académica diferente. Además, KRITER ERP linka toda esta información con la bolsa de trabajo de la Patronal y consigue una gestión integrada de  facturas de proveedores, alumnos así como devengo del ingreso y del gasto para una ágil gestión de cada una de las subvenciones que se otorgan por esas formaciones. En el área de Fundación para la Innovación KRITER ERP aporta una gestión económico-administrativa integrada con garantía de total visibilidad en los procesos que ejecuta, factor decisivo para una institución que somete sus cuentas a la administración.

Según Albericio, las altas capacidades de KRITER ERP quedan demostradas en cifras: “Actualmente tenemos contabilizados en la gestión de CECOT, más de 15.000 empresas, lo que en el mundo de la empresa privada correspondería a manejar 15.000 referencias ¡Quién maneja esa cantidad! Con KRITER ERP hoy somos capaces de gestionar ingresos que alcanzan el millón de euros mensuales en cuotas desde 15 euros mensuales hasta 100 euros el trimestre”. El futuro se plantea hacia herramientas más analíticas de business intelligence que permitan análisis en tiempo real con el objetivo de “aprovechar al máximo todas las capacidades de recogida y entrega de información de KRITER ERP”.

Caso de Éxito