Enviament de Fax-Mail per seguiment de comandes

En l'actual mercat on la competitivitat és molt alta, els clients exigeixen informació puntual de l'estat de servei de les seves comandes.

Poder oferir aquest servei pot ser un element diferenciador respecte la competència, sobretot quan els clients són grans empreses o grups empresarials.

Prestar aquests serveis d'informació sense un sobreesforç administratiu i de gestió va ser l'objectiu perseguit per KRITER Software, que ha desenvolupat en la versió 12, un sistema d'enviament desatès d'informació via Faxos / Mails als clients de l'estat de les seves comandes.

Per això, després de la parametrització necessària en Auxiliars de les dades necessàries respecte al servidor de Fax, i les declaracions de formats d'enviament, telèfons i adreces email en els clients, s'executa un procés en background amb una doble funció.

 

kriter software. Seguiment comandes

 

Aquest procés BackGround (TIMER FAX) en primer lloc, després de la recepció via fax de comandes de clients a la consola FAX, i allotjats els fitxers gràfics dels mateixos en un emplaçament parametritzat, és capaç de crear una comanda a KRITER ERP amb les dades d'un client comodí i una línia d'article * COMANDA AUTOMÀTIC FAX, quedant-se de forma automàtica vinculat el fitxer gràfic a la comanda.

kriter software. Seguiment comandes


Després els operaris assignaran les dades reals de la comanda rebuda i al seu terme, serà eliminada la línia de comentari creada. En aquest moment es cursarà un fax / mail automàtic al client informant que la seva comanda ha estat processada pel departament d'administració.

També hi ha la possibilitat de creació de les comandes de forma manual amb aquesta línia, sense necessitat de l'ús del Timer FAX (en background), i a la seva eliminació el comportament seria anàleg.

 

kriter software. Seguiment comandes

 

L'enviament de fax es realitza en tres circumstàncies més:
• Quan passa a una ordre de preparació de magatzem. Informant al client que està sent preparat.
• Quan assigna a la comanda una data de lliurament. Informant de la data provisional de lliurament.
• Quan es serveix i surt dels magatzems de l'empresa. Informant d'aquesta circumstància i informant de la data concreta del lliurament.

 

kriter software. Seguiment comandes

 

La possibilitat de l'enviament de fax ha estat inclosa en la impressió de comandes, albarans i factures. Sent possible l'enviament d'aquests documents d'una forma àgil per fax / mail.

 

 

kriter software. Seguiment comandes

 

Disposem així mateix de l'opció de configurar diferents cobertes de Fax per a l'enviament de les comandes, albarans o factures.

 

kriter software. Seguiment comandes


Beneficis

- Disposició d'un sistema desatès d'informació a clients de l'estat de les seves comandes.
- Eliminació de càrregues administratives i de gestió de la informació a clients, amb la conseqüent reducció de costos.
- Reducció d'errors administratius de processament de dades, al confirmar aquests amb els clients.
- Reducció de temps administratius al disposar de processos de creació automàtica de documents i vinculació dels fitxers gràfics en aquests.
- Enviament automàtic de documents probatoris escanejats amb firmes de recepció per part del client (albarans lliurats) a l'enviar la factura.